Terminal płatniczy w małej firmie - jak porównać prowizje i umowy

Terminal płatniczy dla małej firmy najlepiej wybierać, porównując całkowity miesięczny koszt przy twoich obrotach, a nie samą reklamowaną prowizję: składa się na niego prowizja od transakcji, opłata za dzierżawę terminala, ewentualne opłaty minimalne i dodatkowe za karty firmowe lub zagraniczne. Do tego trzeba sprawdzić długość umowy i kary za jej wcześniejsze rozwiązanie, termin wypłaty środków na konto oraz to, czy terminal przyjmuje BLIK i płatności telefonem. Przy niewielkich obrotach często opłaca się terminal mobilny albo aplikacja zamieniająca telefon w terminal, bez stałej opłaty miesięcznej. Firmy korzystające z kasy fiskalnej mają przy tym obowiązek umożliwić klientom płatność bezgotówkową.

Z czego składa się koszt terminala

Oferty agentów rozliczeniowych wyglądają różnie, ale koszty sprowadzają się zwykle do kilku pozycji. Warto poprosić o ich pełną listę na piśmie, zanim podpiszesz umowę.

Pozycja	Na czym polega	Na co uważać
Prowizja od transakcji	procent od wartości każdej płatności kartą lub telefonem	czy jest jedna stawka, czy osobne dla kart debetowych, kredytowych, firmowych i spoza Unii
Opłata za terminal	miesięczny abonament za dzierżawę urządzenia	czy rośnie po okresie promocyjnym, czy obejmuje serwis i wymianę
Opłata minimalna	kwota, którą płacisz, gdy prowizje w danym miesiącu są niższe	przy sezonowej działalności potrafi zjeść cały zysk z terminala
Opłaty dodatkowe	aktywacja, instalacja, przelewy wypłat, raporty, karta SIM w terminalu	pozycje schowane w tabeli opłat, a nie w ofercie
Kary umowne	opłata za wcześniejsze rozwiązanie umowy lub niezwrócenie terminala	umowy na 24 lub 36 miesięcy z wysoką karą

Prowizja, którą płacisz, zawiera opłatę dla banku wydawcy karty, opłatę organizacji kartowej i marżę agenta. Część z nich jest regulowana, ale ostateczna stawka zależy od oferty i bywa negocjowalna, zwłaszcza przy większych obrotach.

Przykład porównania ofert

Załóżmy, że sklep przyjmuje kartami 20 000 zł miesięcznie. Oferta z prowizją 1 procent i abonamentem 40 zł daje koszt około 240 zł miesięcznie. Oferta bez abonamentu, ale z prowizją 1,5 procent, kosztuje około 300 zł. Przy obrotach 3000 zł miesięcznie wynik jest odwrotny: pierwsza oferta to 70 zł, druga tylko 45 zł. Dlatego zanim porównasz oferty, policz swój przeciętny i najsłabszy miesiąc.

Rodzaje terminali i dla kogo są

• Terminal stacjonarny podłączony do internetu kablem lub wi-fi. Dobry dla sklepu, gabinetu, restauracji z jednym stanowiskiem kasowym.
• Terminal przenośny z kartą SIM i baterią. Przydatny w gastronomii, przy dowozach, na targach i u usługodawców jeżdżących do klienta.
• Terminal w telefonie, czyli aplikacja, która pozwala przyjmować płatności zbliżeniowe na smartfonie z modułem NFC. Najtańszy na start, zwykle bez abonamentu, ale z wyższą prowizją i ograniczeniami przy płatnościach z kodem PIN powyżej limitu zbliżeniowego.
• Terminal zintegrowany z kasą fiskalną lub systemem sprzedaży. Kwota przesyła się automatycznie, co zmniejsza ryzyko pomyłek przy dużej liczbie transakcji.

Płatności przy sezonowej i nieregularnej sprzedaży

Firmy, które większość obrotu robią w kilku miesiącach roku, jak stoiska świąteczne, wypożyczalnie sprzętu zimowego czy ogródki gastronomiczne, powinny szczególnie uważać na stałe opłaty. Abonament i opłata minimalna płacone przez cały rok mogą kosztować więcej niż prowizje z sezonu. W takim przypadku lepiej sprawdza się terminal w telefonie lub oferta, w której urządzenie można zawiesić na kilka miesięcy bez opłat. Zapytaj też, jak szybko agent dostarczy terminal po podpisaniu umowy. Jeśli myślisz o sprzedaży na jarmarku w grudniu, umowę warto podpisać już w listopadzie, żeby zdążyć z dostawą, aktywacją i przetestowaniem urządzenia przed pierwszym dniem handlu.

Na co zwrócić uwagę w umowie

1. Termin wypłaty środków. Standardem jest wypłata następnego dnia roboczego. Przy płynności finansowej na styk ma to znaczenie, zwłaszcza przed weekendem i świętami.
2. Metody płatności. Sprawdź, czy terminal przyjmuje BLIK, płatności telefonem i zegarkiem oraz karty wszystkich popularnych organizacji.
3. Okres umowy i wypowiedzenie. Krótsza umowa daje elastyczność, gdy po roku znajdziesz lepszą ofertę. Zapisz w kalendarzu datę, do której trzeba złożyć wypowiedzenie, żeby umowa nie przedłużyła się automatycznie.
4. Serwis. Ile trwa wymiana zepsutego terminala i czy w tym czasie dostajesz urządzenie zastępcze.
5. Raporty i faktury. Comiesięczna faktura za prowizje i czytelne zestawienie transakcji ułatwiają księgowość. Wskazówki o tym, jak przechowywać takie dokumenty, znajdziesz w tekście o dokumentacji podatkowej małej firmy.

Obowiązek płatności bezgotówkowych i rozliczenia

Przedsiębiorcy, którzy muszą prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej, są zobowiązani zapewnić klientom możliwość zapłaty kartą lub innym instrumentem płatniczym. W praktyce oznacza to terminal, aplikację lub inny sposób przyjmowania płatności elektronicznych. Prowizje i abonament za terminal są kosztem prowadzenia działalności, a wpływy z płatności kartą trafiają na rachunek firmowy i muszą zgadzać się z raportami z kasy. W okresie świątecznym, gdy rośnie liczba transakcji, warto co kilka dni porównywać sumy z terminala i kasy. Przy płatnościach od innych firm przyda się też znajomość zasad opisanych w tekście o mechanizmie podzielonej płatności.

Przed podpisaniem umowy zapytaj księgowego, jak rozliczać prowizje i jak ewidencjonować zwroty na kartę. Drobne koszty obsługi płatności łatwo przeoczyć, a w skali roku potrafią się uzbierać w kwotę wartą przeanalizowania. Inne sposoby na legalne ograniczenie obciążeń opisujemy w poradniku, jak legalnie minimalizować podatki w małej firmie.